契約管理カスタマイズ
ここではオープンソースのERP iDempiere(アイデンピエレ)の日本商慣習対応ディストリビューションである、JPiere(ジェイピーエール)に施されている契約管理のカスタマイズについて紹介しています。
契約管理概要
JPiereの契約管理は、契約書を一元管理し、契約と各種伝票を結びつけて管理する事ができます。契約管理を使用する事で、契約毎の取引条件を伝票に自動入力させたり、契約情報から各種伝票を自動作成する事もできます。
そして、契約毎に自動仕訳の勘定科目を変更する事ができます。例えば、連結会計を想定してグループ企業とそれ以外の企業との取引で、売上の勘定科目を切り替えるような事もできます。JPiereでは、契約管理が連結会計を実現するための基盤の１つとなります。
契約の区分
JPiereの契約管理では、契約書を次の３つに区分管理し、契約情報を業務に活用する事ができます。
◆一般契約
“一般契約”は契約書を一元管理する事を目的とした区分です。企業には色々な契約があり、多くは紙として存在しファイリングされています。契約内容を確認したい場合、大量にファイリングされている契約書の中から、目的の契約書を探さないといけません。その作業は企業規模が大きくなればなるほど大変です。
JPiereの契約管理機能では、iDempiereの標準機能として提供されている添付ファイルの機能を使用して、紙の契約書を電子ファイルとして共有する事ができます。そして目的の契約書が探しやすいように、管理項目や検索条件を自由に追加する事もできます。もちろん権限設定により、ユーザー毎に閲覧できる契約書を制限する事もできます。
◆スポット契約
iDempiereの標準機能では、１つの取引先マスタに対して、販売管理と購買管理でそれぞれ１つずつの取引条件（支払条件、支払方法、プライスリストなど）しか設定する事ができませんが、”スポット契約”の機能を使用する事により、１つの取引先に対して複数の取引条件を設定する事ができます。
受注伝票、出荷納品売上請求伝票、発注伝票、仕入請求伝票には、契約情報を選択入力するフィールドがあります。スポット契約の場合、それらの伝票で契約情報を選択入力する事で、契約毎の取引条件を伝票に自動入力する事ができます。
◆期間契約
“期間契約”では、契約内容に基づき、販売管理と購買管理の各種伝票（受注伝票、出荷納品伝票、売上請求伝票、発注伝票、入荷伝票、仕入請求伝票）を自動作成する事ができます。 継続してサービスを提供するようなケースで、繰り返し同じような伝票を登録する必要がある場合には、期間契約の機能を使用する事で、各種伝票を自動作成する事ができます。
契約管理と伝票
JPiereの契約管理では、契約と伝票を結びつけて管理する事ができます。契約と伝票を結びつけて管理する場合、販売管理の伝票と購買管理の伝票に大別する事ができます。JPiereの契約管理では、販売管理の伝票と結びつく契約を”販売契約”と言い、購買管理の伝票と結びつく契約を”購買契約”と言います。
◆販売契約
受注伝票、出荷納品伝票、売上請求伝票と結びつく契約です。各伝票登録時に、契約情報を入力する事ができるようになっています。
◆購買契約
発注伝票、入荷伝票、仕入請求伝票と結びつく契約です。各伝票登録時に、契約情報を入力する事ができるようになっています。
契約書と契約テンプレート
企業活動において、契約は通常、取引の種類毎にある程度定型化されて行きます。JPiereでは定型化されている契約内容を予め登録しておく事ができる”契約テンプレート”の機能を使用する事で、契約内容の入力を省力化し誤入力を防止します。
契約内容毎の自動仕訳の勘定科目の制御
“スポット契約”と”期間契約”では、iDempiereの標準機能の自動仕訳の勘定科目を必要に応じて変更する事ができます。
◆グループ会社間取引の把握を勘定科目残高レベルで把握する事が可能
例えば、iDempiereでは売上の勘定科目は品目マスタ毎に決まっています。そのため、連結会計を意識して、売上の勘定科目をグループ会社とそうではない取引先とで切り分けたいと考えた場合は、それを実現するためには品目マスタ自体を分けざるを得ません。しかし、JPiereの契約管理を使用すれば、ひとつの品目マスタでも契約内容毎に適した勘定科目で自動仕訳を起票する事ができますので、グループ会社間の取引を勘定科目残高レベルで容易に把握する事ができます。
◆債権債務勘科目の切り替え
iDempiereの標準機能では、債権／債務の勘定科目は取引先マスタに１つづつした設定する事ができません。そのため、取引の種類に応じて、債権／債務の勘定科目を切り替えたいと考えた場合に、計上する債権／債務の勘定科目分だけ取引先マスタを用意する必要がありました。しかし、JPiereの契約管理を使用すれば、債権／債務の勘定科目を契約内容毎に適した勘定科目で自動仕訳を起票する事ができますので、そのような必要はありません。
◆計上伝票を活用した売上の認識タイミングの適正化と費用収益の見越し繰延
契約管理のオプション機能として、計上伝票(売上計上伝票／仕入計上伝票)があります。計上伝票と請求伝票(売上請求伝票／仕入請求伝票)を使用する事で、費用と収益の見越繰延を行い、適切なタミングで収益と費用を認識(計上)する事ができます。
iDempiereの標準機能では、売上は売上請求伝票作成の完成時に計上されますが、前払いの取引などのように契約内容によっては必ずしも、請求のタイミングで売上が計上されるわけではありません。計上伝票を使用する事により、売上の計上を売上計上伝票で行い、請求タイミングと売上の計上タイミングを分離させる事ができます。
契約書の構成
JPiereの契約管理の中心となるのが”契約書”です。契約書ウィンドウは次の３つのタブから構成されています。
◆契約書タブ
契約書タブは、紙の契約書と対応する事を意図しています。紙の契約書の情報を入力して検索及び参照できるようにし、契約書の内容を共有化します。契約区分が”一般契約”の場合、契約書タブのみ表示されます。
◆契約内容タブ
”契約内容”タブは契約区分が”期間契約”か”スポット契約”の場合に表示されるタブです。”期間契約”の場合、”契約内容をもとに作成する伝票”のヘッダ情報（鑑となる情報）を入力します。スポット契約の場合は、取引条件（支払条件、支払方法など）を入力します。
◆契約内容明細タブ
”契約内容明細”タブは契約区分が”期間契約”か”スポット契約”の場合に表示されるタブです。
”期間契約”の場合、”契約内容をもとに作成する伝票”の明細情報を入力します。”契約内容をもとに作成する伝票”が受注伝票の場合、出荷納品伝票と売上請求伝票も自動起票する事ができます。発注伝票も同様に、入荷伝票を仕入請求伝票を自動起票する事ができます。
“スポット契約”の場合は、取引する明細情報が契約により決まっているような場合に使用する事を想定しており、その明細情報を登録しておくことで、受注伝票を作成する際に、契約内容明細の情報をもとに受注伝票明細を自動作成する事ができます。